Phase d’audit 1

La première phase consiste à remplir un questionnaire en ligne, qui aborde tous les éléments normatifs. Vous pouvez remplir vous-même le questionnaire en ligne en cochant des cases, en fournissant des explications et en téléchargeant des documents. L’auditeur vous fournira ensuite un retour d’information.

Phase d’audit 2

La deuxième phase est l’audit sur site.
Un certain nombre d’éléments du questionnaire en ligne sont vérifiés :

  • l’échantillon du contrôle des dossiers a lieu,
  • l’auditeur mène un entretien avec vous,
  • et le site est évalué.

Le rapport final est établi et l’auditeur partage ses conclusions avec vous. Ensuite, le rapport est transmis à la commission de certification, où un auditeur indépendant effectue un examen. Sur la base des conclusions de l’auditeur et de l’avis de la commission de certification, le responsable de la décision de certification prend une décision positive ou négative. Le responsable de la décision de certification n’est jamais impliqué dans le processus d’audit et est donc indépendant et impartial.

Le résultat

En cas de résultat positif, vous recevez le certificat et le logo du label de qualité BC 9022 à afficher sur votre site web. Le certificat est valable 3 ans. Une fois que vous avez reçu le certificat, vous devez vous enregistrer auprès du guichet WSE. Après l’approbation par le Département WSE, vous recevez en tant que prestataire de services le numéro d’enregistrement. Avec ce numéro, vous pouvez, en tant que prestataire de services, demander une mesure de VDAB, de Syntra Vlaanderen et du département WSE.

Ensuite, un bref contrôle annuel est effectué pour vérifier si votre organisation fournit toujours de la qualité au niveau de l’organisation. Il est surtout dans votre intérêt que nous le fassions. Si des modifications ont été apportées à l’organisation, vous pouvez l’indiquer à ce moment-là. Cela permet d’éviter les malentendus ou les retards d’information lors du renouvellement du label de qualité BC 9022. Il est de la responsabilité du prestataire de services de remplir correctement ce formulaire afin de pouvoir conserver le label de qualité BC 9022.

En cas de résultat négatif, aucun certificat n’est délivré. Pour obtenir tout de même le certificat, vous pouvez demander un nouvel audit afin de démontrer une amélioration sur les points rejetés.

Moins de 10 dossiers

Le label de qualité BC 9022 est également accessible aux prestataires de services ayant moins de 10 dossiers et vous pouvez démontrer que vous fournissez des services de qualité. Ainsi, un audit de suivi a lieu un an plus tard et les thèmes « prestation de services aux clients » et « gestion du personnel » sont tout de même testés.

Cet audit se compose de deux parties. Ici aussi, la même structure s’applique avec les phases 1 et 2. La phase 1 comprend un questionnaire en ligne dans lequel vous devez fournir des explications et télécharger des documents. La phase 2 consiste également en un audit sur site.

Que se passe-t-il en cas de nouvel audit ?

Si vous n’avez pas tout en ordre et que vous ne remplissez pas toutes les exigences, vous pouvez demander un nouvel audit pour les points rejetés. Pour les travaux supplémentaires à distance, un coût de 150 EUR hors TVA par heure s’applique. Pour les travaux supplémentaires sur le site de votre organisation, 650 EUR hors TVA sont facturés par demi-journée.

Le nouvel audit doit avoir lieu dans les 12 mois suivant le résultat du responsable de la décision de certification afin de pouvoir recevoir le certificat en cas de conclusion positive. Si le nouvel audit n’est pas effectué dans les 12 mois, un audit complet devra être effectué à nouveau.