Wanneer is een audit kmo-portefeuille verplicht?

Een audit is noodzakelijk bij:

• Eerste registratie als dienstverlener
• Hernieuwing van uw registratie
• Opvolgingsaudit bij starters
• Uitbreiding van uw registratiescope

Bent u starter? Dan gelden specifieke voorwaarden.

Hoe verloopt een audit kmo-portefeuille concreet?

Veel organisaties vragen zich af: hoe ziet zo’n auditdag er werkelijk uit?

Stap 1: Openingsgesprek
De auditor licht de planning en werkwijze toe.

Stap 2: Controle van documentatie
Uw registratieaanvraag, interne processen en projectdossiers worden onderzocht.

Stap 3: Toetsing aan de kmop-norm
De auditor beoordeelt onder andere de modules:

• Activiteit
• Bewijs van ervaring
• Klantentevredenheid
• Kennis van de kmo-portefeuille
• Integriteit

Per normelement wordt beoordeeld of uw organisatie zowel aannemelijk als aantoonbaar voldoet aan de vereisten.

Stap 4: Bespreking van bevindingen
Aan het einde van de audit worden de vaststellingen met u doorgenomen.

Het auditrapport gaat vervolgens naar een onafhankelijke certificatiecommissie. De uiteindelijke beslissing wordt genomen door het Agentschap Innoveren en Ondernemen.

Wat controleert de auditor tijdens de audit?

Tijdens de kmo-portefeuille audit wordt onder meer gekeken naar:

Projectdossiers
Zijn overeenkomsten, facturen, aanwezigheidslijsten of adviesrapporten correct opgesteld?

Subsidiecorrectheid
Worden aanvragen tijdig ingediend? Worden enkel subsidiabele prestaties gefactureerd?

Administratieve naleving
Zijn statuten, NACE-codes en financiële verplichtingen in orde?

Transparantie en communicatie
Communiceert u correct over uw registratie?

Organisatorische stabiliteit
Is uw organisatie financieel en juridisch stabiel?

Dit vraagt voorbereiding. Niet alleen inhoudelijk, maar ook administratief.

Waarom vooraf voorbereiden essentieel is

Een audit wordt niet gewonnen op intentie, maar op aantoonbaarheid.

Veel organisaties beschikken over sterke dienstverlening, maar missen correcte documentatie of gestructureerde dossiers. Dat kan leiden tot herstelpunten of een opvolgingsaudit.

Daarom biedt Brand Compliance voorafgaand aan de audit een gerichte voorbereidingssessie aan.

Tijdens deze sessie krijgt u helder inzicht in:

• Welke modules op uw situatie van toepassing zijn
• Welke documenten absoluut noodzakelijk zijn
• Welke vormvereisten strikt worden gecontroleerd
• Hoe u efficiënt door de auditdag gaat

Een goede voorbereiding beperkt risico’s en verhoogt de efficiëntie van het traject.

Waarom uw audit bij Brand Compliance aanvragen?

Als Vlaio erkend auditbureau voeren wij audits uit volgens de geldende norm en regelgeving.

Wat betekent dit voor u?

• Onafhankelijke beoordeling
• Transparante auditplanning
• Duidelijke communicatie vooraf
• Gestructureerd auditproces
• Ervaring met uiteenlopende dienstverleners in Vlaanderen

Wilt u zekerheid over uw registratieproces? Dan start dat met een correcte audit.

Is de kmo-portefeuille interessant voor uw organisatie?

Niet elke dienstverlener haalt automatisch voordeel uit een registratie. De kmo-portefeuille kan uw marktpositie versterken, maar vereist een correcte organisatorische basis.

Wilt u weten:

• Of uw diensten subsidiabel zijn?
• Of uw organisatie auditklaar is?
• Welke auditvorm op u van toepassing is?

Dan is een intake de logische eerste stap.