Certificaat geschorst of ingetrokken? Zo lost u dat op!
We streven ernaar om door middel van goede voorlichting aan onze klanten het aantal schorsingen of intrekkingen van certificeringen te beperken. Het kan echter voorkomen dat een certificaat geschorst of ingetrokken moet worden gedurende de certificatiecyclus. In dit artikel leest u over de mogelijke oorzaken, betekenis en gevolgen. Maar ook wat u eraan kunt doen om weer een geldig certificaat in bezit te hebben!
Betekenis #
Als Brand Compliance dragen we zorg voor kwalitatief goede en onafhankelijke dienstverlening. Dit betekent dat het certificaat dat u van ons heeft ontvangen, is afgegeven omdat we hebben vastgesteld dat uw organisatie voldoet aan de strengste auditcriteria.
Indien een certificaat geschorst wordt betekent dit dat het certificaat voor een bepaalde periode niet geldig is, omdat er niet meer aan de vereiste auditcriteria voldaan wordt. De schorsing kan opgeheven worden wanneer de oorzaken die tot schorsing hebben geleid aantoonbaar zijn verholpen.
Redenen voor schorsing #
Er zijn verschillende redenen die kunnen leiden tot schorsing van een uitgegeven certificaat. Deze redenen komen voort uit de verplichtingen waar zowel wij als certificerende instelling, als u als organisatie aan moeten voldoen; de zogenaamde accreditatie- en certificatievereisten. Om u een beeld te geven hebben we een aantal redenen voor schorsing op een rij gezet.
Schorsing zal overwogen worden wanneer een organisatie:
- vrijwillig verzoekt om een schorsing;
- vastgestelde afwijkingen niet (tijdig) afhandelt;
- aanhoudend niet voldoet aan de certificatie-eisen;
- controle- of hercertificatieaudits niet wil plannen binnen de daarvoor geldende termijn;
- verkeerd gebruik maakt van het certificaat en/of logo(‘s);
- de factuur met betrekking tot de certificeringswerkzaamheden niet tijdig betaalt;
- de goede naam en/of reputatie van Brand Compliance aantast.
Geschorst, wat nu? #
We zullen alles doen wat binnen onze mogelijkheden ligt om u in de gelegenheid te stellen passende maatregelen te treffen. Dit zal met u worden besproken en schriftelijk met u gecommuniceerd worden. In de brief staat duidelijk beschreven wat er binnen welke termijn van u verwacht wordt.
Tijdens schorsing #
Brand Compliance moet de schorsing van het certificaat publiceren op haar website. Tijdens de schorsing mag u het certificaat, de logo’s en gecertificeerde status dan ook niet gebruiken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verwijderen van uitingen omtrent de betreffende certificatie op uw website en/of social media etc.
Zodra de problemen die hebben geleid tot schorsing opgelost zijn kan Brand Compliance het certificaat weer geldig verklaren en mag u het certificaat, de logo’s en de gecertificeerde status weer gebruiken.
Intrekking #
Indien u niet (tijdig) wil en/of kunt voldoen aan de eisen, dan kan het zijn dat er wordt overgegaan tot intrekking van het certificaat. Op dat moment dient u het uitgegeven certificaat te retourneren en alle uitingen inzake de certificering stop te zetten. Hiervan wordt u minimaal schriftelijk op de hoogte gesteld.
Tot slot #
Zoals aangegeven in dit artikel zullen wij zo duidelijk mogelijk communiceren wat er van u verwacht wordt om de schorsing op te kunnen heffen en hoe het proces tot het opheffen zal verlopen.
Heeft u aanvullende vragen over uw schorsing of intrekking, dan kunt u altijd contact opnemen met uw Lead Auditor van Brand Compliance.
